Sobat. kita berjumpa lagi di postingan yang pertama kalinya dalam label (kategori) Simdig. disini Anda akan mempelajari pengelolaan informasi meng-gunakan perangkat lunak pengolah kata / Microsoft Word. Smart IT akan melatih anda supaya tidak gugup dalam mengetik dalam aplikasi pengolah kata.
1. Pengaturan tata letak dokumen
Untuk mengatur tata letak dokumen, hal pertama yang perlu Anda ketahui adalah ukuran kertas yang akan Anda gunakan untuk mencetak dokumen tersebut. Standar ukuran kertas adalah sebagai berikut.
| Nama Metik | Ukuran mm | Ukuran inci |
|---|---|---|
| A5 | 148 mm x 210 mm | 5.8” x 8.3” |
| A4 | 210 mm x 297 mm | 8.3” x 11.7” |
| A3 | 210 mm x 297 mm | 11.7” x 16.5” |
| A2 | 297 mm x 420 mm | 16.5” x 23.4” |
| A1 | 420 mm x 594 mm | 33.1” x 46.8” |
Pada saat ini yang digunakan sebagai ukuran standar adalah A4, oleh karena itu Microsoft Word menyediakan A4 sebagai ukuran baku.
Setelah memahami berbagai jenis ukuran kertas, untuk pengaturan tata letak dokumen, Anda perlu memerhatikan berbagai patokan, antara lain ukuran Margin (tepi, batas) atas/bawah/kiri/kanan, jenis dan ukuran Font, spasi antarbaris, dan indentasi.
Berbagai Margin standar dapat dilihat seperti tertera di bawah ini.
| Kiri/Left | Kanan/Rig ht | Atas/Top | Bawah/Bott om | |
|---|---|---|---|---|
| Norma | 2,54 cm | 2,54 cm | 2,54 cm | 2,54 cm |
| Sempit / Narrow | 1,27 cm | 1,27 cm | 1,27 cm | 1,27 cm |
| Moderat / Moderate | 1,91 cm | 1,91 cm | 2,54 cm | 2,54 cm |
| Lebar / Wide | 5,08 cm | 5,08 cm | 2,54 cm | 2,54 cm |
| Cermin / Mirrored | Inside 2,54 cm | Outside 3,18 cm | 2,54 cm | 2,54 cm |
Selain patokan yang telah ditentukan tersebut, pengaturan tata letak dokumen terkait pula dengan fungsi dan keindahan.
Orang sering melupakan bahwa untuk menyimpan dokumen, biasanya dibuat lubang di sisi kiri atau di bagian atas dokumen tersebut dengan menggunakan alat yang disebut perforator.
Jika tidak dicermati, lubang yang dibuat akan menembus Font dokumen.
Untuk mengantisipasi, gunakan fitur Gutter yang terdapat pada PAGE LAYOUT -> Margins -> Custom Margins -> Gutter.
Gambar Mencari Fitur Gutter
Gambar Langkah menemukan fitur Gutter
Gambar Posisi Gutter di sisi kiri dan di sisi atas
Sekarang marilah kita perhatikan bersama contoh pengaturan tata letak dokumen seperti tertera pada halaman berikut ini.
Dokumen asli
Setelah dilakukan pengaturan seperlunya, dokumen tersebut di atas akan berubah dan berbentuk sebagaimana tampilan di bawah ini. Perhatikan baik-baik! Selain lebih enak dipandang, keterbacaannya juga lebih jelas.
Adapun fitur-fitur yang digunakan dalam pengaturan dokumen di atas adalah sebagai berikut.
a) Font
Perhatikan gambar II – 3 di atas ini, yang menampilkan komponenkomponen yang terdapat pada tab Home dan Font.
1) Untuk memilih jenis Font, klik ikon panah pada kotak Font.
Anda akan melihat tampilan sebagai berikut.
2) Untuk memilih ukuran Font atau Font size, klik ikon panah seperti tertera pada tampilan di bawah ini, dan akan terlihat hasil seperti Anda saksikan di samping ini.
3) Komponen lain yang perlu Anda ketahui adalah Font Style, digunakan untuk menebalkan Font (Bold), membuat Font miring (Italic), dan memberikan garis bawah (Underline) Font.
Gambar Penebalan Font (Bold)
Gambar Membuat Font miring (Italic)
Gambar Membuat garis bawah (Underline)
Tepat di samping tombol U terdapat ikon panah seperti tertera pada Gambar di atas ini. Jika Anda klik ikon tersebut, akan keluar tampilan bermacam-macam bentuk garis yang dapat digunakan untuk membuat garis bawah, seperti tampak pada tampilan berikut.
4) Fitur Font Color, digunakan untuk memilih warna Font. Perhatikan tampilan di bawah ini.
Coba perhatikan! Tepat di samping ikon Font Color terdapat pula ikon panah. Jika Anda klik ikon tersebut, maka akan keluar tampilan seperti pada Gambar pada di bawah ini. Untuk memilih warna Font, Anda cukup mengklik pada warna yang Anda kehendaki.
Jika Anda merasa kurang nyaman dengan tampilan itu dan menghendaki tampilan warna yang lebih lengkap, sila klik ikon More Colours, dan Anda akan melihat tampilan di sebelahnya.
b.) Paragraf
Pengaturan paragraf yang dilakukan dengan cara sebagai berikut.
1) Align Left = digunakan untuk mengatur paragraf menjadi rata kiri.
2) Center = digunakan untuk mengatur paragraf menjadi rata tengah.
3) Align Right = digunakan untuk mengatur paragraf menjadi rata kanan.
4) Justify = digunakan untuk mengatur paragraf menjadi rata kanan dan rata kiri.
5) Bullet = digunakan untuk memberikan tanda atau simbol pada teks yang dipilih.
6) Numbering = digunakan untuk memberikan nomor pada teks yang dipilih.
c.) Tabel
Untuk membuat tabel, pilih menu Insert kemudian klik Table. Setelah muncul tampilan seperti tertera di samping kanan ini, tentukan jumlah baris dan kolom.
Selanjutnya lakukan pengaturan terhadap lebar masing-masing kolom, menyesuaikan dengan isi dokumen yang ada dalam kolom tersebut.
d.) Indentasi
Indentasi adalah bagian paragraf yang menjorok ke dalam pada barisbaris paragraf. Letak pengaturan indentasi berada pada Ruler. Ada 4 ikon indentasi yang dapat Anda gunakan untuk mengatur indentasi tersebut.
Keterangan gambar :
- First Line Indent, berfungsi untuk mengatur baris pertama saja dalam paragraf agar menjorok ke dalam.
- Hanging Indent, berfungsi untuk mengatur kedalaman jarak semua baris setelah baris pertama dalam paragraf.
- Left Indent, berfungsi untuk mengatur semua baris dalam paragraf, atau mengatur jarak sebelah kiri paragraf dengan Margin sebelah kiri
- Right Indent, berfungsi untuk mengatur jarak sebelah kalan paragraf dengan Margin sebelah kanan.
2. Ilustrasi (gambar)
Dokumen asli.
Dokumen setelah dilakukan pengaturan, akan terlihat seperti tertera pada halaman berikut.
Langkah-langkah untuk menambahkan gambar adalah sebagai berikut.
1) Pilih tab Insert
2) Pilih Picture 3) Pilih gambar yang dibutuhkan dengan memilih pada folder tempat data gambar disimpan.
4)
5) Jika sudah mendapatkan gambar yang diinginkan, pilih Insert.. Cara lain adalah klik Mouse dua kali pada gambar yang diinginkan. Atau dapat juga dilakukan dengan memilih gambar kemudian tekan tombol Enter.
Untuk melakukan perubahan tampilan terhadap gambar yang disisipkan, Microsoft Word 2010 telah menyediakan fasilitasnya pada menu format Picture Tool.
3. Format kolom
Dokumen asli.
Dokumen setelah dilakukan pengaturan menjadi dua kolom.
Untuk membuat dokumen dengan format kolom, seleksi dokumen yang akan dibuat menjadi kolom, pilih menu Page Layout lalu pilih Column.
4. Header dan Footer
Dokumen asli
Setelah dilakukan pengaturan, dokumen tersebut akan tampak sebagai berikut.
Dalam dokumen di atas dilakukan pengaturan Header, Footer, dan Page Number. Header dan Footer digunakan untuk membuat catatan kecil, label, logo, atau keterangan. Sesuatu yang diletakkan di bagian Header dan Footer akan selalu tampak di setiap halaman. Header terletak di bagian atas setiap halaman dokumen, Footer di bagian bawah setiap dokumen.
Adapun Page Number digunakan untuk memberikan nomo halaman. Dapat diletakkan pada bagian atas halaman sebelah kanan, tengah, atau kiri, dapat pula diletakkan pada bagian bawah halaman sebelah kanan, tengah, atau kiri,
5. Penulisan rumus
Fitur Equation pada menu Insert adalah fasilitas pada Microsoft Word yang disediakan untuk menuliskan rumus dan simbol yang tidak terdapat dalam Keyboard. Dengan adanya fitur Equation, rumus-rumus yang rumit dapat dibuat dengan lebih mudah dan cepat. Dokumen asli.
Gambar Dokumen Sebelum Diformat Rumus
Gambar Dokumen Sebelum Diformat Rumus
6. Daftar isi
Contoh dokumen yang akan dibuat daftar isinya.
Gambar Dokumen Asli Sebelum Dibuatkan Daftar Isi
Daftar isi berdasarkan dokumen di atas akan tampak sebagai berikut.
Gambar Dokumen Setelah Dibuatkan Daftar Isi
Untuk membuat daftar isi, caranya adalah sebagai berikut.
a. Menggunakan fasilitas Styles – Heading
b. Blok kata/kalimat yang akan dijadikan Heading 1, misal: Bab 2. Perangkat Lunak Pengolah Kata. c. Pada tab Home – Styles pilih Heading 1 untuk menunjukkan judul bab.
d. Untuk membuat subbab (Heading 2) blok kata/kalimat yang diinginkan. Misalnya: A. Definisi Perangkat Lunak Pengolah Kata.
e. Pada tab Home – Styles pilih Heading 2. Lakukan pada subbab yang lain seperti poin 3 dan 4.
1) Buat Style dari masing-masing kalimat. Caranya: blok kalimat yang akan diberi Style-> klik kanan Mouse -> Styles -> Save Selection as a new quick Style.
Gambar Pilihan Style
3) Lanjutkan dengan menyeleksi untuk bagian subjudul dan subsubjudul.
4) Tempatkan kursor pada posisi awal dokumen. Pilih menu References, lalu Table of Content, kemudian pilih Insert Table of Content.
5) Akan muncul kotak dialog Table of Content (TOC).
7) Pada bagian TOC level, akan terisi secara baku, Heading 1 = 1, Heading 2 = 2, Heading 3 = 3. Untuk kegiatan ini, angka 1, 2, dan 3 dihapus.
8) Pada Style yang baru dibuat, ditentukan TOC levelnya. Dengan cara memberi angka 1,2,3, dan seterusnya.
9) Jika sudah selesai, tekan tombol OK.
7. Mail Merge
Mail merge adalah fasilitas yang disediakan oleh Microsoft Word untuk memudah-kan pencetakan dokumen secara cepat (biasanya surat) yang ditujukan kepada banyak pihak. Misalnya, Ketua Kelas ingin menyampaikan pemberitahuan kepada orang tua siswa di kelasnya bahwa pada liburan tengah semester akan diseleng-garakan kegiatan kemah bersama. Untuk membuat dokumen mail merge, ikuti proses berikut ini.
Buatlah dua jenis dokumen dalam berkas (file) berbeda:
- sepucuk surat, yang berisi pemberitahuan tadi, dan
- daftar nama orang tua siswa di kelas dibuat dalam file Excel.
Daftar nama orang tua hanya berisi komponen yang akan dimasukkan ke dalam surat seperti contoh berikut ini.
| Nama | Alamat 1 | Alamt 2 | Kota | Kode Pos |
|---|---|---|---|---|
| Bagiono | Jalan Pondok | Cabe | Tanggerang | 15480 |
| Aggry | Jalan Bojong | Sari | Depok | 16516 |
Siapkan dokumen utama yang akan dikirimkan. Pilih menu Mailings. Pilih Select Recipients, kemudian pilih Use existing list. Sisipkan berkas yang telah dibuat dalam bentuk Excel dengan nama seperti pada Gambar II – 35.
Sekarang, lakukan proses berikut. Aktifkan kursor pada dokumen yang dibuat. Pilih Insert Merge Field. Akan Anda lihat rentetan daftar judul seperti di samping ini. Letakkan kursor pada tempat yang sesuai, lalu klik rentetan judul dengan nama yang sama. Maka akan keluar bentuk seperti di bawah ini.
Kepada
Yth. Bapak/Ibu «Nama»
«Alamat1»
«Alamat2»
di
«Kota»
«Kode_pos»
Anda dapat melakukan hal yang sama, sekalipun butir yang akan disisipkan terletak di tengah dokumen.
Untuk mengakhiri proses mail merge, pilih tombol Finish & Merge. Akan keluar 3 pilihan seperti tertera pada halaman berikut.
Gambar Mengakhiri Mail Merge
Jika selanjutnya Anda memilih print, ikuti langkah berikut ini.
8. Mencetak Dokumen
Dibandingkan dengan mencetak dokumen pada Microsoft Word versi sebelum-nya, mencetak pada Microsoft Word 2010 terdapat perubahan yang agak signifikan. Perubahan tersebut ada pada tampilan Print Preview yang langsung terlihat di samping dari tombol Print, seperti tertera pada gambar.
Gambar Menu Print
Bagian-bagian menu Print pada Gambar II - 44 adalah sebagai berikut.
- Print: digunakan untuk menentukan banyaknya jumlah cetakan yang dibutuhkan.
- Printer: digunakan untuk menentukan pilihan Printer yang akan digunakan untuk mencetak. Printer dapat yang langsung terhubung dengan computer ataupun yang terhubung melalui jaringan komputer.
- Setting digunakan untuk memilih bagian dokumen yang akan dicetak.
- Pages: sebetulnya sama dengan tab Page Layout, yaitu berhubungan dengan posisi kertas, ukuran kertas, batas kertas, dan sebagainya.
EmoticonEmoticon